Kommunikation per Telefon und Mail

Zwischen den persönlichen Begegnungen ist der Austausch per Telefon oder Email möglich und sicher oft hilfreich. Diese Kommunikation zwischendurch ist aber auch mit Unsicherheiten belastet, weil die Reaktion des Gegenübers nicht so gut wahrnehmbar ist wie in face-to-face-Situationen Damit die Anrufe und Emails nicht zur Belastung werden, helfen klare Absprachen: Zu welchen Zeitpunkten ist man ansprechbar? Was ist das bevorzugte Kommunikationsmedium? Für welche Fragen und Themen ist man bei diesen Kontakten zwischendurch offen? Im Sinne einer guten Kooperation sollte man sich nicht scheuen, die Zwischen-durch-Kommunikation neu zu regeln, wenn man merkt, das vereinbarte Verfahren ist doch nicht praktikabel.

Klare Absprachen geben Sicherheit. Eine gute Vorbereitung der Zwischen-durch-Kommunikation ist trotzdem notwendig. Bei Anrufen gilt: Erst wenn ich klar vor Augen habe, was ist das Ziel, wie beginne ich, wie argumentiere ich, wähle ich die Nummer. Auch die sorgfältige Formulierung von Emails ist ratsam, denn schlampig formulierte Texte machen keinen guten Eindruck, auch wenn sie nur elektronisch übermittelt werden.

Telefonate und E-mail sind für erfolgreiches Mentoring sehr hilfreich. Vor allem, wenn die Mentorin nicht in der Nähe des Bodensees lebt und ein Treffen zwischen ihr und der Mentee auf Grund der Entfernung etwas aufwendiger ist. Zwar ist das Telefon heute ein Standard-Kommunikationsmedium und auch die Nutzung von E-mail gehört heute für viele schon zum Alltag, angesichts der möglicherweise großen Unterschiede in den Lebens- und Arbeitswelten von Mentorinnen und Mentees möchten wir trotzdem einige Anmerkungen dazu machen.

Telefonate

Der Tagesrhythmus von Studentinnen ist sehr individuell und unterscheidet sich bisweilen erheblich von dem berufstätiger Personen. Wann Sie als Mentorin Ihre Mentee am besten erreichen ist, neben ihren sonstigen Vorlieben abhängig von ihrem Vorlesungsplan und gegebenenfalls auch von ihrem "Job".

Umgekehrt gilt ebenso: Auch für Mentorinnen gibt es günstige und ungünstige Zeitpunkte für ein Telefonat. Oftmals sind in Unternehmen Besprechungstermine auf Montagvormittag gelegt. Berücksichtigen Sie auch Mittagspausen und eventuell freie Freitag Nachmittage. Es empfiehlt sich, Telefonate kurz vorzubereiten, indem man sich Stichworte notiert, um auch alle wichtigen Punkte anzusprechen.

E-Mails

Ein großer Vorteil von Mails ist, dass Sie genau dann schreiben und antworten können, wenn es für Sie am besten ist und schneller als bei einem herkömmlichen Brief mit einer Antwort rechnen. Auf Grund der Geschwindigkeit kommen Mails der mündlichen Verständigung sehr nahe und müssen nicht immer so förmlich wie ein Brief sein.

• Wählen Sie einen prägnanten Betreff.
• Strukturieren Sie, indem Sie Absätze bilden.
• Zögern Sie Ihre Antworten nicht hinaus. Bestätigen Sie gegebenenfalls den Eingang der Mail und reichen Sie eine ausführliche Antwort nach.
• Wenn auch ein kreativer Umgang mit Sprache in Mails durchaus üblich ist, so gelten auch hier Rechtschreibe- und Grammatikregeln.
• Bleiben Sie authentisch und formulieren Sie möglichst eindeutig, um Mißverständnisse zu vermeiden.
• Sicherheitsrelevante und sehr persönliche Aussagen gehören nicht in Mails.
• Attachments aus Sicherheitsgründen nur nach Absprache verschicken und darauf achten, dass sie nicht zu groß sind, sonst 'verstopfen' sie den elektronischen Briefkasten der Empfängerin.